Excel Tools
BAMA-tool | Jaaropgave | Initiële vulling
BAMA-tool
Excel-tool voor het Batchgewijs Aanmelden, Muteren en Afmelden
Deze Excel-tool is een uitbreiding op de reeds bestaande Excel-tools. De reeds bestaande Excel-tool is bestemd voor het doorgeven van de Jaaropgaven aan uw Pensioenfonds. Met het toevoegen van de BAMA Excel-tool wordt het voor u als werkgever veel eenvoudiger om grote hoeveelheden mutaties, aanmelden en afmeldingen door te geven aan uw pensioenfonds. Na het vullen van de Excel-tool wordt een importbestand gegenereerd die eenvoudig in ABzend kan worden geïmporteerd. ABzend levert na verzending vervolgens de meldingen automatisch aan bij uw pensioenfonds.
Elke werkgever kan gebruikmaken van de tool, ongeacht de grootte van het personeelsbestand.
De tool is vooral handig voor werkgevers die door de grootte van het personeelsbestand veel aanmeldingen, afmeldingen en/of mutaties aan het pensioenfonds moeten doorgeven. Voor werkgevers met een kleiner personeelsbestand is de handmatige invoer van een aanmelding, mutatie of afmelding in ABzend eenvoudig. Het kan dus voor kleinere werkgevers handiger zijn om de meldingen direct in ABzend in te voeren.
Zoals gezegd, kunt u met behulp van de tool een bestand aanmaken voor één van de drie volgende mogelijkheden:
-
1. het aanmelden van werknemers of
2. het muteren van een dienstverband of
3. het afmelden van een werknemer.
 |
BAMA-tool | zip**, ca. 158 KB |
Jaaropgave
LET OP !
Nieuwe Excel Tool: “JaarLoonOpgaveTool 2009”
Per 1 januari 2009 is er een nieuwe JaarLoonOpgaveTool actief. Deze tool vervangt de huidige jaaropgave tool, die per pensioenfonds moest worden gedownload.
Nadat deze nieuwe tool is gedownload en is gestart, verschijnt er een keuze scherm met de actieve pensioenfondsen. Na dubbel-klik op het te selecteren pensioenfonds, wordt automatisch de juiste JaarLoonOpgave exceltool aangemaakt. Nadat het Excel invoerblad is opgebouwd en is opgeslagen, is de werking nagenoeg analoog aan de “oude” tools, met dien verstande dat middels de validatie knop de invoer kan worden gecontroleerd. U vindt deze tool onder het kopje “2009
Excel-tools t.b.v. jaaropgave Bedrijfstakpensioenfondsen van PVF Achmea
Ten behoeve van werkgevers voor wie het pensioen geadministreerd wordt bij
PVF Achmea zijn er speciale Excel-tools ontwikkeld waarmee op een vrij eenvoudige
wijze jaaropgave gegevens digitaal doorgegeven kunnen worden.
Met behulp van een Excel-tool kan een tekstbestand(.txt) aangemaakt worden.
Het aangemaakte tekstbestand(.txt) met de jaaropgave gegevens kunt u vervolgens
verwerken via menu optie Importeren
in ABzend. ABzend verzorgt vervolgens de verwerking en aflevering van de berichten
aan PVF Achmea.
Doordat de Excel-tools t.b.v. jaaropgave gegevens specifiek voor deze bedrijfstakpensioenfondsen
van PVF Achmea zijn ontwikkeld, zijn ze ook alleen voor de betreffende fondsen
van PVF Achmea te gebruiken.
Doelgroep
Elke werkgever aangesloten bij een pensioenfonds van PVF Achmea kan gebruik maken van de Excel-tool ongeacht de grootte van het personeelsbestand, maar wordt toch vooral gebruikt door grotere werkgevers. Het is namelijk voor kleinere werkgevers eenvoudiger om de jaaropgave handmatig met behulp van menu optie Collectieve melding aan te maken en te verzenden.
Downloaden van de Excel-tool
Na het downloaden van de juiste Excel-tool kunt u deze openen in Microsoft Excel.
Om het importproces binnen ABzend zo goed mogelijk te laten verlopen, moet
aan de volgende voorwaarden worden voldaan:
Belangrijk
U moet bij het openen de “macro’s” inschakelen, anders werkt
de Excel-tool niet.
Uw macrobeveiliging binnen Microsoft Excel moet minimaal op “gemiddeld”
ingesteld zijn. U kunt dit in Microsoft Excel controleren bij Extra, kiezen
voor Macro en dan voor Macrobeveiliging en zonodig aanpassen.
Voorwaarden
- de werknemer moet al bekend zijn in uw ABzend account en in uw Overzicht werknemers aanwezig zijn;
- het maximum aantal records is gesteld op 1000;
- het bestand dat u uiteindelijk wilt gaan importeren moet een .txt (tekstbestand) bestand zijn;
- aan de indeling van de Excel-tool mag niets veranderd worden.
Werking van de Excel-tool
Na het openen van de Excel-tool klikt u op het werkblad Instructie. U moet
nu eerst zelf bij 1. Vul in: een directory en een bestandsnaam invoeren. Let
erop dat u een bestaande directory invult en dat de bestandsnaam letterlijk
eindigt op .txt
Bijvoorbeeld C:\temp\jaaropgave.txt.
Hierna klikt u op het werkblad Loongegevens.
U moet hier de noodzakelijke gegevens in de verschillende velden (kolommen)
invoeren.
Dit kunt u op twee manieren doen:
- Handmatig invoeren;
- Kopiëren en plakken vanuit een ander bronbestand.
Hieronder leest u meer over deze twee opties.
Handmatig invoeren
U kunt de noodzakelijk gegevens op het werkblad Loongegevens handmatig veld
voor veld invoeren in de verschillende kolommen die aangeboden worden. Een
aantal velden is voor u voorgedefinieerd in de Excel-tool en helpt u bij het
juist invoeren van deze velden.
Bijvoorbeeld: datumvelden worden automatisch omgezet naar het juiste formaat
en bij het invoeren van het BSN/sofinummer wordt automatisch de zogenoemde
11-proef uitgevoerd om het BSN/sofinummer te controleren op juistheid.
Kopiëren en plakken vanuit een ander bronbestand
Het is mogelijk om vanuit een ander bronbestand (bijvoorbeeld een ander Excel-bestand
of bestand vanuit uw softwarepakket) de noodzakelijke gegevens te kopiëren
en te plakken in het werkblad Loongegevens van de Excel-tool. Zorg ervoor
dat u de juiste gegevens op de juiste plaats plakt en niet de voorgedefinieerde
veldwaarden overschrijft!
Nadat alle noodzakelijk gegevens op het werkblad Loongegevens ingevuld zijn,
kunt u het importbestand aanmaken.
U klikt dan op het werkblad Instructie en klikt vervolgens op de button Aanmaken
ABzend bestand
Er wordt nu .txt bestand (tekst bestand) aangemaakt en opgeslagen op de directory
en bestandsnaam die u zelf heeft opgegeven bij 1. Vul in:
Op het scherm verschijnt de melding: file was generated in the actual folder.
Importeren van het .txt bestand (tekstbestand) in ABzend
U moet nu het aangemaakte .txt bestand(tekstbestand) gaan verwerken in uw ABzend account via menu optie Importeren:
- U kiest voor het type bestand VP-Meld;
- U kiest of u de correcte meldingen direct wil verzenden of niet direct wil verzenden;
- U zoekt via bladeren/browse het opgeslagen .txt bestand (tekstbestand) op in de juiste directory;
- Nadat u het juiste bestand hebt geselecteerd klikt u vervolgens op de button Importeren.
Import historie
Als u op menu optie Import historie klikt, kunt u de verwerking van de import
controleren.
Nadat de verwerking klaar is, klikt u op de regel (deze wordt dan blauw) en
klikt dan op Toon verwerkingsrapport.
Downloads
Initiële vulling ABzend
Invoeren basisgegevens (de initiële vulling)
Als u voor het eerst inlogt op ABzend, staan er nog géén werknemers
in het systeem!
Er is een aantal mogelijkheden:
- U kunt de werknemers toevoegen via de menu-optie Overzicht werknemers onder Instellingen
- Maakt u gebruik van een salaris- en/of personeelsinformatie systeem dat
aan ABzend gekoppeld is, bestaat misschien de mogelijkheid hieruit een exportbestand
met werknemersgegevens aan te maken.
Die u dan vervolgens via menu optie Initieel vullen in ABzend kan verwerken - De Bedrijfstakpensioenfondsen van PVF Achmea verstrekken op verzoek een
initiële vulling.
U kunt deze in uw ABzend account aanvragen via menu optie Werkgevermelding onder Meldingen invoer. U kiest voor meldingtype 215 Aanvraag initieel bestand BPF fonds, maakt de melding aan en verzend deze via ABzend. U moet dan wel eerst uw Bedrijfstakpensioenfonds (BPF) ingesteld hebben bij menu optie Afnemer onder Instellingen - U kunt ook gebruik maken van onderstaande Excel tool t.b.v. een initiële
vulling.
Via onderstaande link kunt u de Excel tool downloaden.
|
ABzend_initieel_vullen (template) 0.3 | zip**, ca. 2,3 MB |
Met vragen kunt contact opnemen met de Helpdesk (0900-2021450 (40 ct. per minuut met een maximum van € 20,00 per gesprek)).
* pdf bestanden kunnen gelezen worden met Adobe Reader.
** zip bestanden kunnen uitgepakt worden met bijvoorbeeld WinZip